ENTENDA E MELHORE A SUA ROTINA DE TRABALHO - FLUXOGRAMA

Ficha Técnica

Nome: Fluxograma; Diagrama de fluxo; Gráfico de fluxo

Objetivo: Representação gráfica de fluxo de atividades

Dificuldade: @@@@@

Tempo: 30 minutos

Participantes: 1 a 3 pessoas

Recursos: Papel, caneta e post-its

Apresentação

Seja no ambiente corporativo ou social, estamos o tempo todo participando de sequências de atividades e escolhendo caminhos para realizar nossas tarefas - estamos rodeados por processos de trabalho. E para entender e poder melhorar esses processos, existe uma ferramenta simples e visual, que deixa claro cada etapa desse fluxo: o fluxograma.

“O fluxograma é uma representação gráfica de um processo de trabalho"

Conhecer o fluxograma e saber utilizá-lo é importante porque permite a você tomar posse do que está fazendo, criticar a situação existente, propor melhorias que diminuam seu trabalho e aumentem seu resultado ou até criar um processo completamente novo. Mais do que uma representação gráfica, o fluxograma é uma forma de encontrar o melhor caminho para fazer o que precisa ser feito.

O fluxograma, também conhecido como diagrama de fluxo, é uma representação gráfica de um processo de trabalho. Através do uso de símbolos, linhas e texto, fornece uma visualização rápida de uma série de atividades e da sequência entre elas; e de forma simples, não faz diferenciação entre as atividades nem envolve decisões.

Foi no distante ano de 1921, nos Estados Unidos, que o engenheiro de produção Frank Gilberth apresentou ao mundo o primeiro método estruturado para desenhar o fluxo de um processo, em uma apresentação intitulada de “Gráficos de processo – primeiros passos para encontrar o melhor caminho”.

Nascia assim o fluxograma, que nas décadas de 1920 e 1930 passou a ser difundido no meio industrial americano e depois, na década de 1940 viveu seu apogeu sendo utilizado para representar processos computacionais e algoritmos de programação. Apesar da perda de popularidade no ambiente da informática, a partir da década de 1970, o fluxograma até hoje é instrumento fundamental na busca da qualidade, nas mais diversas aplicações.

Hoje existem mais de 10 tipos de fluxogramas, dos modelos mais básicos, para descrição de atividades, até os modelos mais complexos, com figuras diferentes para cada tipo de operação, tempo e decisão. Cada adaptação da ferramenta possui características e aplicações mais pontuais, sendo algumas mais indicadas para prestação de serviço, desenvolvimento de software ou atividades administrativas.

Neste curso, o objetivo maior é fornecer para você um modelo de pensamento simples e prático, que pode ser aplicado rapidamente na sua rotina e nas mais diversas ocasiões. Por isso, você será apresentado ao que a doutrina chama de Fluxograma Linear, ou Diagrama de Blocos. Um modelo que nos fornece o resultado mais direto, sem rebuscamentos desnecessários.

Antes de seguir para o passo a passo do Fluxograma Linear, vou deixar a lista dos tipos de fluxos mais citados na literatura. Assim, caso você se interesse pelo assunto e por seu potencial de aplicação, poderá buscar novos conhecimentos sobre o tema - facilmente encontrados com a ajuda de uma pesquisa rápida na internet.

São 12 tipos de fluxogramas, vejamos:

• Fluxograma Linear

• Fluxograma Funcional

• Fluxograma Geográfico

• Fluxograma Padrão ANSI

• Fluxograma BPMN

• Diagrama SIPOC

• Diagrama Service Blueprint

• Diagrama IDEF

• Diagrama UML

• Diagrama de Fluxo de Dados - DFD

• Diagrama System Dynamics

• Diagrama de Eventos – EPC

O modelo BPMN é o padrão internacional para mapeamento de processos corporativos. BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation, ou Notação de Modelagem de Processo de Negócio, em português.

Formato

Um diagrama de fluxo consiste em uma série de blocos (retângulos) alinhados um abaixo do outro, de forma linear, em orientação vertical. Os blocos são ligados por setas que expõem o fluxo das atividades, normalmente de cima para baixo, nesse modelo.

O conceito aqui é simples e objetivo, e traz ao modelo o mínimo existencial de um processo: entradas (início), processamento (atividades) e saídas (fim). Assim, no interior de cada bloco há a descrição textual de qual etapa se trata, sendo no mínimo 3 blocos por processo, mas podendo criar quantas “atividades” forem necessárias.

Modelo

Como o intuito máximo deste curso é que você leve consigo ferramentas simples e práticas para aplicar no seu dia a dia da forma mais independente possível, temos também um modelo de fluxograma para preencher.

Trata-se de uma página, tamanho A4, que contém em sua lateral esquerda um Fluxograma Linear para servir de referência, e na sua lateral direita, espaço para você preencher com as atividades de um processo real da sua rotina.

Aqui temos uma miniatura ilustrativa, mas você pode ver o modelo no tamanho real, pronto para imprimir e usar, no final do assunto de cada ferramenta, bem como na pasta “Materiais Complementares” disponível na página do curso na internet. Ah! E ainda tem um passo a passo para você. Veja logo depois dos modelos e exemplos.

Exemplos

Passo a passo

Agora segue um passo a passo para você fazer o seu fluxograma com o modelo proposto. São apenas 7 etapas. Vamos lá!

1. Reúna os materiais necessários: papel, caneta e post-its;

2. Imprima uma cópia do modelo de fluxograma;

3. Escolha o processo de trabalho que você deseja descrever ou criar;

4. Escreva o nome do processo na folha, com seu nome e a data;

5. Na linha do bloco Início, acrescente um ou mais post-its indicando o que dá início a esse processo;

6. Na linha dos blocos de Atividades, acrescente quantos post-its forem necessários para descrever todas as atividades executadas nesse processo;

7. Na linha do bloco Fim, coloque um post-it para aquilo que é gerado ao final desse processo e/ou identifique o cliente que vai receber o resultado.

• Fim.

Pronto, você acaba de mapear o fluxo de um processo do zero. Parabéns! Agora vale a pena salvar uma cópia do seu trabalho em meio virtual, para não o perder. Pode também colar o resultado em um local visível, que facilite acompanhar o processo como um todo.

Agora você poderá revisitar o seu fluxograma sempre que quiser e sobre ele poderá trabalhar no sentido de propor melhorias e simplificações. O poder está nas suas mãos e o fluxograma na cabeça!

O que dá Início ao processo pode ser uma provocação externa de outra unidade ou cliente, como um pedido; ou pode ser uma ação de ofício, realizada por iniciativa do seu próprio departamento; Para as Atividades, neste modelo você tem pelo menos três (3) linhas bem largas para colocar bastantes atividades, use sem moderação; E o que marca o Fim, normalmente se trata de um subproduto, como um relatório, uma aprovação, ou até mesmo um pedido que será o início de um outro processo em outra unidade.